Sposoby doręczania dokumentów elektronicznych

E-doręczenia

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. Urząd Miasta i Gminy w Krapkowicach uruchomił możliwość doręczania korespondencji z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Więcej informacji o funkcjonowaniu usługi e-Doręczeń znajdziecie Państwo pod adresem:  https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/najwazniejsze-informacje-dla-obywatela

Adres do e-Doręczeń Urzędu Miasta i Gminy w Krapkowicach: 

AE:PL-74353-83153-RSURF-18

Obywatel, który chce prowadzić z urzędem elektroniczną korespondencję, również składając wnioski za pomocą formularzy dostępnych na stronach rządowych czy samorządowych powinien mieć aktywny adres do e-Doręczeń. Jeśli nie ma takiego adresu, w trakcie realizacji e-usługi może zostać poproszony o jego założenie. Na ten adres urząd będzie wysyłał korespondencję np. decyzje o wymiarze podatku od nieruchomości.

Od 1 stycznia 2026 roku to właśnie e-Doręczenia zastąpią korespondencję realizowaną do tej pory za pomocą skrzynek ePUAP. Korespondencja elektroniczna przez ePUAP od 1 stycznia 2026 roku będzie skuteczna jedynie w przypadkach, gdy wskazują na to przepisy szczególne. W innych sytuacjach korespondencja do urzędu tym kanałem może zostać uznana za nieskuteczną.

W celu doręczenia dokumentów elektronicznych przez e-Doręczenia niezbędne jest:

1. założenie i aktywowanie skrzynki do e-Doręczeń,

2. posiadanie podpisu elektronicznego (jednego z poniższych):

   • kwalifikowanego podpisu elektronicznego, 

   • podpisu zaufanego,

   • podpisu osobistego (podpis w dowodzie osobistym z warstwą elektroniczną).

Elektroniczna Skrzynka Podawcza ePUAP:

Przed wysłaniem wniosku przez platformę ePUAP prosimy o zapoznanie się z wymaganiami dla dokumentów elektronicznych:

Katalog spraw na ePUAP (link prowadzi do zewnętrznych serwisów): Katalog spraw UMiG 

Adres skrytki na ePUAP:

/UMiG/SkrytkaESP
/UMiG/skrytka

W celu złożenia pisma w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta na platformie ePUAP. 

Wymogi dla dokumentów elektronicznych:

1. Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

2. Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej wynosi 10 MB.

Formaty danych, w jakich zapisuje się załączniki dodawane do pism (załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r.):

• .doc, .docx, .gif, .jpg(.jpeg), .ods, .odt, .pdf, .png, .rtf, .svg, .tif(.tiff), .txt, .xls, .xlsx, .xml

Dokumenty zawierające złośliwe oprogramowanie będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone (zgodnie z §18  Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych).

3. Dokument w wersji elektronicznej może zostać doręczony na następujących informatycznych nośnikach danych:

• Płyta CD/DVD;
• Pamięć USB.

W siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Krapkowicach (UMiG) dokument elektroniczny należy dostarczyć do Punktu Obsługi Klienta Urzędu.

Uwaga:

• dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem,
• nośnik musi być trwale oznakowany w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację,
• jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki należy umieścić spakowane w jednym pliku (zip).

Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych zostanie potwierdzone dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez UMiG.

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej UMiG () traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do przesłania pocztą elektroniczną wynosi 10 MB.

Procedury załatwiania spraw urzędowych oraz druki do pobrania.