Wydział Organizacyjny, Sportu i Turystyki (Symbol OST) Do zadań Wydziału należy w szczególności:
w zakresie organizacyjnym: - dbałość o sprawne funkcjonowanie i organizację Urzędu,
- opracowywanie propozycji i wdrażanie zmian w organizacji i funkcjonowaniu Urzędu oraz przygotowywanie projektów regulaminów, instrukcji, zarządzeń i pism ogólnych, dotyczących organizacji Urzędu,
- prowadzenie rejestrów i zbiorów zarządzeń Burmistrza oraz ich udostępnianie,
- koordynacja spraw związanych ze spisami powszechnymi w zakresie zadań samorządu,
- organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendów oraz spisów,
- prowadzenie spraw prawnych dotyczących herbu i barw Gminy,
- prowadzenie rejestru pism przeznaczonych do umieszczenia na tablicach ogłoszeń,
- nadzór i koordynacja zadań z zakresu stosowania przepisów „Instrukcji kancelaryjnej jednolitego rzeczowego wykazu akt ”,
- koordynacja sprawozdawczości statystycznej Urzędu w formie elektronicznej,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy,
- prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu,
- prowadzenie kancelarii Podawczej oraz Punktu Obsługi Klienta, w tym:
- przyjmowanie, rejestrowanie oraz dystrybucja pism wpływających do Urzędu w oparciu o elektroniczny system obiegu dokumentów,
- doręczanie korespondencji i przesyłek do jednostek organizacyjnych Urzędu, spółek gminnych oraz innych instytucji zlokalizowanych na terenie miasta,
- przyjmowanie, rejestrowanie oraz dostarczanie do urzędu pocztowego korespondencji wychodzącej z Urzędu,
- przyjmowanie pism urzędowych w sprawie doręczenia zastępczego,
- udzielanie informacji dot. funkcjonowania Urzędu (o strukturze organizacyjnej Urzędu), miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie oraz innych instytucjach i urzędach, wskazywanie kompetentnych osób,
- udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw, obsługa interesantów w zakresie: wydawania druków, wniosków do załatwiania spraw, pomoc przy ich wypełnianiu, przyjmowanie wniosków wraz z wymaganą dokumentacją i przekazywanie komórkom organizacyjnym celem ich załatwienia,
- prowadzenie zbioru „kart usług” oraz udostępnianie ich interesantom oraz wydawanie druków urzędowych formularzy (załączników do kart usług),
- udzielanie informacji o podmiotach gospodarczych, instytucjach, organizacjach pozarządowych, stowarzyszeniach działających na terenie Gminy,
- dysponowanie wydziałowymi materiałami instruktażowymi (Katalog Usług) oraz promocyjnymi Gminy z uwzględnieniem potrzeb interesantów,
- udzielanie informacji w sprawie składania i przyjmowania skarg, wniosków dotyczących funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,
- udostępnianie zbiorów przepisów prawnych (Dzienniki Ustaw, Monitor Polski i inne) oraz udzielanie informacji o przepisach prawa miejscowego (Uchwały Rady Miasta),
- prowadzenie książki kontroli zewnętrznych Urzędu oraz przechowywanie dokumentacji z tym związanej.
- prowadzenie Sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
- sprawowanie nadzoru nad działalnością gminnych jednostek organizacyjnych:
- Ośrodek Pomocy Społecznej w Krapkowicach,
- Warsztat Terapii Zajęciowej w Krapkowicach,
- Środowiskowy Dom Samopomocy w Krapkowicach,
w zakresie administracyjnym: - zapewnienie warunków eksploatacji obiektów i pomieszczeń użytkowanych przez Urząd,
- prowadzenie remontów, modernizacji i prac adaptacyjnych obiektów i pomieszczeń użytkowanych przez Urząd,
- gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi Urzędu,
- zaopatrywanie komórek organizacyjnych Urzędu w materiały biurowe,
- zakup środków ochrony osobistej, odzieży i obuwia roboczego na potrzeby pracowników Urzędu,
- prowadzenie magazynów materiałowo-sprzętowych,
- prowadzenie spraw związanych z prenumeratą wydawnictw specjalistycznych, czasopism i prasy,
- zamawianie pieczęci urzędowych, prowadzenie ich ewidencji oraz kasacja,
- zapewnienie i aktualizacja informacji wizualnej w Urzędzie /tablice informacyjne, oznakowanie pomieszczeń biurowych i budynków Urzędu/,
w zakresie kadr: - koordynacja systemowych działań i rozwiązań w zakresie racjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi,
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu dotyczących w szczególności:
- nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy,
- wynagradzania i awansowania,
- prowadzenia spraw emerytalnych i rentowych,
- prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu, a w tym:
- sporządzanie listy wypłat,
- realizacja zadań wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a w tym: ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz wypłacanie zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego
- naliczanie składek z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych od osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
- pobór zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu umowy o pracę oraz sporządzanie rocznych informacji o dochodach pracowników,
- rekrutacja pracowników Urzędu z zachowaniem procedury naboru,
- organizacja służby przygotowawczej,
- prowadzenie rejestrów: poleceń wyjazdów służbowych, upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Burmistrza pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych,
- koordynacja i nadzór nad realizacją procesu ocen pracowniczych,
- zarządzanie systemem szkoleń i podnoszeniem umiejętności zawodowych pracowników,
- realizacja zapisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w tym sporządzanie deklaracji PFRON,
- współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania w Urzędzie robót publicznych, prac interwencyjnych i staży absolwenckich,
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia i o dzieło),
- dokonywanie zgłoszeń, wyrejestrowań oraz zmian pracowników Urzędu i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
w zakresie zarządzania zasobami teleinformatycznym: - opracowanie i wdrażanie ogólnej koncepcji informatyzacji Urzędu,
- zabezpieczenie Urzędu w infrastrukturę, sprzęt teleinformatyczny oraz materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących,
- bieżące administrowanie posiadanymi zasobami teleinformatycznymi Urzędu,
- nadzór nad infrastrukturą sprzętową w serwerowniach Urzędu,
- prowadzenie dokumentacji technicznej zarządzanej infrastruktury analizowanie potrzeb w zakresie infrastruktury informatycznej oraz oprogramowania sprzętu,
- nadzór nad wdrażaniem systemów informatycznych, modułów i programów,
- obsługa Urzędu w zakresie transmisji danych oraz usług telefonii stacjonarnej i mobilnej,
- utrzymywanie Infrastruktury Klucza Publicznego – podpisu elektronicznego,
- kontrola przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych w zakresie obsługiwanych systemów informatycznych Urzędu,
- prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zbiorów, a także zabezpieczenie przed utratą praw dostępu,
- zabezpieczanie sprzętu i sieci infrastruktury informatycznej przed uszkodzeniem lub kradzieżą,
- zabezpieczanie pomieszczeń, w których przechowywane są zbiory danych przed dostępem osób nieuprawnionych,
- analiza pracy poszczególnych pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania sprzętu komputerowego,
- zabezpieczanie właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy ze sprzętem komputerowym pracowników Urzędu,
- prowadzenie szkoleń i udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie obsługi sprzętu komputerowego oraz wykorzystywanych systemów teleinformatycznych,
- nadzór nad prowadzeniem baz danych oraz weryfikacja danych podmiotów uczestniczących w elektronicznej wymianie danych, zgodnie z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
- zapewnienie ciągłości działania pracy systemów teleinformatycznych Urzędu,
- zapewnienie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych rzędu,
- zabezpieczanie danych i zbiorów przed utratą, kopiowanie i archiwizowanie zbiorów danych,
- kontrola haseł dostępu do zbiorów i ewidencjonowanie,
- obsługa multimedialna Urzędu,
- współdziałanie w przygotowywaniu projektów z dziedziny infrastruktury telekomunikacyjnej i Społeczeństwa Informacyjnego,
- prowadzenie poligrafii Urzędu,
w zakresie komunikacji społecznej: - obsługa prasowa Burmistrza oraz współpraca ze środkami masowego przekazu i przygotowywanie informacji dla mediów,
- prezentowanie w mediach działań Burmistrza i programów Gminy,
- organizowanie konferencji prasowych,
- przygotowywanie serwisów informacyjnych dla mediów,
- redagowanie materiałów do oraz biuletynu informacyjnego Gminy,
- obsługa prasowa Urzędu oraz przygotowywanie informacji dla mediów,
- inicjowanie i prowadzenie kampanii informacyjnych,
- lokowanie ogłoszeń i utrzymywanie stałych kontaktów ze środkami masowego przekazu,
- koordynacja przepływu informacji przekazywanych środkom masowego przekazu przez komórki organizacyjne Urzędu,
- przygotowywanie Burmistrzowi codziennych przeglądów prasy oraz archiwizowanie informacji prasowych,
- prowadzenie archiwum fotograficznego,
- tworzenie i aktualizacja portalu strony internetowej - www.krapkowice.pl i strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu oraz innych witryn internetowych dla potrzeb Urzędu,
- tworzenie materiałów multimedialnych, banerów i buttonów na stronę internetową Urzędu,
- redagowanie materiałów na portale społecznościowe, na których Urząd posiada swoje oficjalne konta,
- współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu w organizowaniu i obsłudze wizyt przedstawicieli Rządu, Parlamentu RP, samorządów oraz innych gości urzędowych a także delegacji zagranicznych,
- planowanie i organizowanie spotkań oraz uroczystości z udziałem władz Gminy,
- prowadzenie centralnej ewidencji wniosków o udostępnienie informacji publicznej, koordynacja spraw dotyczących udostępniania informacji publicznej, bieżący instruktaż w zakresie udostępniania informacji publicznej,
- współuczestnictwo w działaniach zmierzających do budowania wizerunku Gminy,
- promocja Gminy i współorganizowanie imprez promujących Gminę,
- współpraca z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie kreowania pozytywnego wizerunku Gminy,
w zakresie działalności promocyjnej: - organizowanie i prowadzenie gminnych programów oraz akcji edukacyjnych, konkursów i plebiscytów,
- przygotowywanie i realizacja kampanii reklamowych i akcji promocyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z udziałem Gminy w konkursach, rankingach i turniejach,
- prezentowanie dorobku i walorów Gminy na wystawach, giełdach, konkursach, akcjach itp.,
- współpraca z komórkami organizacyjnymi, gminnymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami w zakresie organizowania akcji promocyjnych,
- współpraca w organizowaniu imprez lokalnych i ponadlokalnych,
- przygotowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych o Gminie oraz ich dystrybucja,
- realizowanie projektów oraz przedsięwzięć, w ramach projektów promocyjnych z udziałem dofinansowania ze środków zewnętrznych dotyczących promocji,
w zakresie współpracy międzynarodowej: - utrzymywanie kontaktów z miastami partnerskimi Gminy, planowanie i organizacja wspólnych przedsięwzięć,
- przygotowywanie projektów porozumień o współpracy pomiędzy Gminą, a miastami i instytucjami zagranicznymi,
- prowadzenie spraw związanych z organizowaniem wyjazdów zagranicznych, oficjalnych delegacji oraz przyjmowaniem delegacji zagranicznych przez władze Gminy,
- organizowanie obsługi w zakresie tłumaczeń spotkań oficjalnych, korespondencji oraz dokumentów i innych materiałów nadsyłanych do Urzędu,
- realizowanie projektów oraz przedsięwzięć, w ramach projektów z udziałem dofinansowania ze środków zewnętrznych, dotyczących wymiany międzynarodowej,
- koordynacja realizacji zadań wynikających z podpisanych porozumień o współpracy zagranicznej,
- koordynacja współpracy zagranicznej realizowanej przez poszczególne komórki organizacyjne i gminne jednostki organizacyjne, w szczególności z miastami partnerskimi,
- organizacja wizyt delegacji zagranicznych przyjeżdżających do Gminy na zaproszenie Burmistrza, w szczególności wizyt dyplomatycznych, przedstawicieli miast partnerskich oraz międzynarodowych organizacji miast i samorządów,
- przygotowywanie, organizowanie i raportowanie oficjalnych wyjazdów zagranicznych, prowadzenie rejestru wyjazdów zagranicznych,
- utrzymywanie kontaktów z organizacjami i stowarzyszeniami działającymi w oparciu o umowy dotyczące współpracy z miastami partnerskimi,
- koordynacja spraw dotyczących fundacji, stowarzyszeń, związków, rad i organizacji zagranicznych, w których członkiem jest Gmina,
w zakresie sportu i turystyki: - przygotowywanie warunków organizacyjno-prawnych, finansowych i materialno-technicznych dla rozwoju sportu i turystyki na terenie Gminy,
- wykonywanie zadań gminy określonych w przepisach o sporcie,
- przygotowanie projektów i realizacja zaakceptowanych przez organy Gminy programów rozwoju sportu i turystyki,
- realizacja programu stypendialnego w zakresie sportu,
- nawiązywanie współpracy w zakresie sportu i turystyki,
- udzielanie pomocy w zakresie organizacji przedsięwzięć o charakterze sportowym, rekreacyjnym i turystycznym,
- wykonywanie zadań gminy określonych w przepisach o usługach turystycznych,
- przygotowanie oraz bieżąca aktualizacja kalendarza imprez, wydarzeń sportowych i rekreacyjnych,
- współpraca przy realizacji inwestycji związanych z rozbudową i modernizacją bazy sportowo-rekreacyjnej Gminy,
- administrowanie obiektami sportowymi i rekreacyjnymi,
- zapewnienie wyposażenia oraz właściwej eksploatacji i konserwacji obiektów sportowych i rekreacyjnych,
- nadzór i kontrola wykorzystania obiektów sportowych oraz urządzeń sportowo-rekreacyjnych,
- udostępnianie dla mieszkańców Gminy obiektów sportowych i rekreacyjnych dla potrzeb sportu, rekreacji i turystyki,
- organizowanie na obiektach różnych usług dla ludności z zakresu sportu, rekreacji i turystyki,
- inicjowanie nowych form działalności sportowej i rekreacyjnej,
- przygotowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych,
w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi: - współdziałanie z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 powyższej ustawy,
- prowadzenie katalogu stowarzyszeń i organizacji,
- opracowywanie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,
- przeprowadzanie procedury powierzania organizacjom pozarządowym do realizacji zadań publicznych,
- podejmowanie działań związanych z tworzeniem wspólnych zespołów o charakterze doradczym i inicjatywnym, złożonych z przedstawicieli organizacji oraz przedstawicieli organów administracji samorządowej,
- przeprowadzanie okresowej analizy problemów dotyczących działalności organizacji pozarządowych,
- sporządzanie sprawozdań dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi,
- przygotowanie akcji informacyjnych skierowanych do organizacji pozarządowych,
- wspieranie inicjatyw społecznych, w tym w szczególności przeciwdziałających marginalizacji społecznej,
- prowadzenie i koordynacja postępowań związanych z organizacją konsultacji społecznych aktów prawnych, przedsięwzięć, inicjatyw,
w zakresie obsługi prawnej: - wydawanie opinii prawnych i udzielanie pomocy prawnej w przygotowaniu aktów normatywnych, umów, decyzji i innych aktów,
- udzielania komórkom organizacyjnym Urzędu porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,
- uczestniczenie w rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, w tym zwłaszcza umów,
- nadzór prawny nad egzekucją należności,
- występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi,
- informowanie komórek organizacyjnych Urzędu o uchybieniach w jej działalności w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień.
|
