Biuro Obsługi Klienta

Symbol: BOK

Stanowiska pracy:

Dni i godziny obsługi interesantów:

• poniedziałek:         7.30 - 17.00
• wtorek-czwartek:   7.30 - 15.30 
• piątek:                    7.30 - 14.00

Zakres działania - zadania:

Biuro Obsługi Klienta (Symbol BOK)

Do zadań Biura należy w szczególności:

prowadzenie Kancelarii Podawczej oraz Punktu Obsługi Klienta, w tym:

• przyjmowanie, rejestrowanie oraz dystrybucja pism wpływających do Urzędu w oparciu o elektroniczny system obiegu dokumentów,
• doręczanie korespondencji i przesyłek do jednostek organizacyjnych Urzędu, spółek gminnych oraz innych instytucji zlokalizowanych na terenie miasta,
• przyjmowanie, rejestrowanie oraz dostarczanie do urzędu pocztowego korespondencji wychodzącej z Urzędu,
• przyjmowanie pism urzędowych w sprawie doręczenia zastępczego,
• udzielanie informacji dot. funkcjonowania Urzędu (o strukturze organizacyjnej Urzędu), miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie oraz innych instytucjach i urzędach, wskazywanie kompetentnych osób,
• udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw, obsługa interesantów w zakresie: wydawania druków, wniosków do załatwiania spraw, pomoc przy ich wypełnianiu, przyjmowanie wniosków wraz z wymaganą dokumentacją i przekazywanie komórkom organizacyjnym celem ich załatwienia,
• udostępnianie kart usług interesantom oraz wydawanie druków urzędowych formularzy (załączników do kart usług),
• udzielanie informacji o podmiotach gospodarczych, instytucjach, organizacjach pozarządowych, stowarzyszeniach działających na terenie Gminy,
• udzielanie informacji w sprawie składania i przyjmowania skarg, wniosków dotyczących funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,
• prowadzenie książki kontroli zewnętrznych Urzędu oraz przechowywanie dokumentacji z tym związanej,

prowadzenie Sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza, w tym:

• organizowanie i prowadzenie terminarza spotkań i narad kierownictwa Urzędu,
• organizowanie przyjęć interesantów przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
• zapewnienie właściwego obiegu korespondencji wpływającej do Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza Miasta,
• zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie zadań w porządku dziennym, tygodniowym i miesięcznym,
• organizacyjna i techniczna obsługa pracy kierownictwa Urzędu,
• przygotowywanie i prowadzenie zwykłej i okolicznościowej korespondencji,
• organizowanie niezbędnych materiałów dla potrzeb kierownictwa Urzędu,
• udzielanie interesantom informacji,
• prowadzenie spraw związanych z prenumeratą wydawnictw specjalistycznych, czasopism i prasy,
• przygotowywanie Burmistrzowi codziennych przeglądów prasy oraz archiwizowanie informacji prasowych,
• prowadzenie rejestrów i zbiorów zarządzeń Burmistrza oraz ich udostępnianie,
• prowadzenie rejestru delegacji służbowych.

1. Rejestr zarządzeń Burmistrza;
2. Rejestr kontroli zewnętrznych;
3. Rejestr poleceń wyjazdów służbowych;
4. Rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej;

Dane zawarte w rejestrach i wykazach mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych lub innych ustaw (m.in: ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa, ustawie z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, ustawie z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych).

Informacje zawarte w prowadzonych w Urzędzie rejestrach, ewidencjach i archiwach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek.

Procedury załatwiania spraw urzędowych:

• Opisy procedur załatwiania spraw urzędowych oraz wzory druków niezbędnych przy załatwianiu spraw  - więcej»

• Zbiór zarządzeń Burmistrza Krapkowic