Wydział Organizacyjny i Kadr (Symbol OK) Do zadań Wydziału należy w szczególności:
w zakresie organizacyjnym: - dbałość o sprawne funkcjonowanie i organizację Urzędu,
- prowadzenie nadzoru nad obsługa prawną urzędu,
- opracowywanie propozycji i wdrażanie zmian w organizacji i funkcjonowaniu Urzędu oraz przygotowywanie projektów regulaminów, instrukcji, zarządzeń i pism ogólnych, dotyczących organizacji Urzędu,
- koordynacja spraw związanych ze spisami powszechnymi w zakresie zadań samorządu,
- organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendów oraz spisów,
- prowadzenie rejestru pism przeznaczonych do umieszczenia na tablicach ogłoszeń,
- nadzór i koordynacja zadań z zakresu stosowania przepisów „Instrukcji kancelaryjnej jednolitego rzeczowego wykazu akt ”,
- koordynacja sprawozdawczości statystycznej Urzędu w formie elektronicznej,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Urzędu oraz częściowo majątku Gminy, a w szczególności:
- kompletowanie i analizowanie pod względem zasadności danych majątkowych do ubezpieczenia otrzymanych z komórek organizacyjnych,
- przygotowanie zestawień do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla przeprowadzenia postępowania przetargowego w celu wyłonienia ubezpieczyciela,
- współpraca z firmą brokerską oraz ubezpieczycielem w związku z realizacją umów ubezpieczeniowych,
- prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu, w tym:
- przyjmowanie dokumentacji archiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,
- udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
- przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Opolu,
- brakowanie akt,
- zamawianie pieczęci urzędowych, prowadzenie ich ewidencji oraz kasacja,
w zakresie kadr: - koordynacja systemowych działań i rozwiązań w zakresie racjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi,
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu dotyczących w szczególności:
- nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy,
- wynagradzania i awansowania,
- prowadzenia spraw emerytalnych i rentowych,
- prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu, a w tym:
- sporządzanie listy wypłat,
- realizacja zadań wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a w tym: ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz wypłacanie zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego
- naliczanie składek z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych od osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
- pobór zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu umowy o pracę oraz sporządzanie rocznych informacji o dochodach pracowników,
- rekrutacja pracowników Urzędu z zachowaniem procedury naboru,
- organizacja służby przygotowawczej,
- prowadzenie rejestrów upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Burmistrza pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych,
- koordynacja i nadzór nad realizacją procesu ocen pracowniczych,
- zarządzanie systemem szkoleń i podnoszeniem umiejętności zawodowych pracowników,
- realizacja zapisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w tym sporządzanie deklaracji PFRON,
- współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania w Urzędzie robót publicznych, prac interwencyjnych i staży absolwenckich,
- prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia i o dzieło),
- dokonywanie zgłoszeń, wyrejestrowań oraz zmian pracowników Urzędu i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
w zakresie zarządzania zasobami teleinformatycznym: - opracowanie i wdrażanie ogólnej koncepcji informatyzacji Urzędu,
- zabezpieczenie Urzędu w infrastrukturę, sprzęt teleinformatyczny oraz materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących,
- bieżące administrowanie posiadanymi zasobami teleinformatycznymi Urzędu,
- nadzór nad infrastrukturą sprzętową w serwerowniach Urzędu,
- prowadzenie dokumentacji technicznej zarządzanej infrastruktury analizowanie potrzeb w zakresie infrastruktury informatycznej oraz oprogramowania sprzętu,
- nadzór nad wdrażaniem systemów informatycznych, modułów i programów,
- obsługa Urzędu w zakresie transmisji danych oraz usług telefonii stacjonarnej i mobilnej,
- utrzymywanie Infrastruktury Klucza Publicznego – podpisu elektronicznego,
- kontrola przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych w zakresie obsługiwanych systemów informatycznych Urzędu,
- prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zbiorów, a także zabezpieczenie przed utratą praw dostępu,
- zabezpieczanie sprzętu i sieci infrastruktury informatycznej przed uszkodzeniem lub kradzieżą,
- zabezpieczanie pomieszczeń, w których przechowywane są zbiory danych przed dostępem osób nieuprawnionych,
- analiza pracy poszczególnych pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania sprzętu komputerowego,
- zabezpieczanie właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy ze sprzętem komputerowym pracowników Urzędu,
- prowadzenie szkoleń i udzielanie instruktażu pracownikom Urzędu w zakresie obsługi sprzętu komputerowego oraz wykorzystywanych systemów teleinformatycznych,
- nadzór nad prowadzeniem baz danych oraz weryfikacja danych podmiotów uczestniczących w elektronicznej wymianie danych, zgodnie z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
- zapewnienie ciągłości działania pracy systemów teleinformatycznych Urzędu,
- zapewnienie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych rzędu,
- zabezpieczanie danych i zbiorów przed utratą, kopiowanie i archiwizowanie zbiorów danych,
- kontrola haseł dostępu do zbiorów i ewidencjonowanie,
- obsługa multimedialna Urzędu,
- współdziałanie w przygotowywaniu projektów z dziedziny infrastruktury telekomunikacyjnej i Społeczeństwa Informacyjnego,
w zakresie sprawowania nadzoru nad działalnością gminnych jednostek organizacyjnych: - Ośrodek Pomocy Społecznej w Krapkowicach,
- Warsztat Terapii Zajęciowej w Krapkowicach,
- Środowiskowy Dom Samopomocy w Krapkowicach.
Wydział Organizacyjny i kadr prowadzi archiwum zakładowe Urzędu Miasta i Gminy w Krapkowicach. |
